Controlling to proces zarządczy polegający na definiowaniu celów, planowaniu i sterowaniu organizacją tak, aby każdy decydent działał w zgodzie z ustalonym celem.
To system sterowania przedsiębiorstwem zorientowanym na wynik, łączący w sobie zadania planowania, kontroli i kierowania.
Czym jest controlling – definicja i charakter
Controlling to kompleksowy, zintegrowany i wspierany technologią system wspomagający strategiczne i operacyjne zarządzanie przedsiębiorstwem.
W węższym ujęciu amerykańskim controlling pełni funkcję pomocniczą w procesie zarządzania, skupiając się na rachunkowości i dziale finansów. W szerszym, europejskim ujęciu, controlling rozumiemy jako metodę zarządzania obejmującą całe przedsiębiorstwo i jego kluczowe procesy.
Dla większej przejrzystości poniżej zestawienie różnic między ujęciem amerykańskim i europejskim:
| Ujęcie | Zakres | Główne obszary | Cel/przeznaczenie |
|---|---|---|---|
| Amerykańskie | węższe, funkcja pomocnicza | rachunkowość zarządcza, finanse, budżetowanie | wsparcie decyzji finansowych, kontrola kosztów i wyników |
| Europejskie | szersze, przekrojowe | planowanie, kontrola, koordynacja, informacja zarządcza | zarządzanie przez cele, integracja procesów i orientacja na wynik |
Controlling bywa także definiowany jako międzyfunkcja – łączy planowanie, dyspozycję, kontrolę, analizę i zasilanie w informacje. Jego celem jest stymulowanie kadry kierowniczej do lepszych, wielopłaszczyznowych decyzji.
Główne funkcje controllingu w zarządzaniu
Controlling działa na pograniczu funkcji zarządczych i kontrolnych, stale monitorując realizację celów oraz dostosowanie organizacji do zmieniającego się otoczenia.
Funkcja wspomagania decyzji
Rolą controllingu jest dostarczanie kadrze zarządzającej informacji, metod i narzędzi pozwalających podejmować trafne decyzje planistyczne i wykonawcze na wszystkich poziomach. Controller jest partnerem biznesowym zarządu, koncentrującym się na pomiarze i ocenie efektów działalności.
Funkcja koordynacyjna
Koordynacja obejmuje kluczowe procesy zarządzania i spina je w spójną całość:
- planowanie – ustalanie celów przedsiębiorstwa oraz horyzontów ich realizacji;
- kontrola – porównanie stanu faktycznego z planem i analiza odchyleń;
- kierowanie – inicjowanie i egzekwowanie działań korygujących;
- organizowanie – usprawnianie komunikacji między ośrodkami decyzyjnymi;
- motywowanie – powiązanie wynagradzania z efektywnością i realizacją celów.
Szczegółowe zadania controllingu
Controlling odpowiada za szeroki zakres zadań operacyjnych i strategicznych:
- wyszukiwanie i rozpoznanie celów – strategicznych i operacyjnych; pomoc w ich formułowaniu, nadzór nad realizacją i skutkami;
- identyfikacja kierunku rozwoju – wskazywanie i uzasadnianie właściwych dróg na przyszłość;
- diagnoza wąskich gardeł – wykrywanie barier utrudniających sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa;
- kalkulacja kosztów – wdrażanie miarodajnej kalkulacji kosztów i wydajności;
- tworzenie wskaźników – konstruowanie mierników oceny sytuacji finansowej i operacyjnej;
- planowanie finansowe – budowa i bieżąca aktualizacja architektury planowania finansowego;
- system informacyjny – projektowanie systemu informacji zarządczej, kontroli bieżącej i porównań plan–wykonanie;
- analiza relacji – wyjaśnianie złożonych zależności pomiędzy firmą a otoczeniem rynkowym;
- racjonalność ekonomiczna – ustanawianie zasad skłaniających menedżerów i zespoły do działań zgodnych z interesem firmy;
- metody badawcze – dobór optymalnych metod i technik analitycznych oraz tworzenie nowych rozwiązań (np. „systemy wczesnego ostrzegania”).
Mechanizmy działania controllingu
Controlling monitoruje przedsiębiorstwo za pośrednictwem dwóch mechanizmów: sprzężenia zwrotnego – retrospektywnej oceny zrealizowanych działań, oraz sprzężenia wyprzedzającego – prognozowania wyników i proaktywnej reakcji.
Oba mechanizmy dostarczają menedżerom sygnałów o potrzebie działań korygujących, zanim odchylenia zagrożą realizacji celów.
Perspektywa czasowa controllingu
W krótkim okresie controlling koncentruje się na zysku – bieżącej rentowności i efektywności operacyjnej.
W długim okresie controlling wzmacnia pewność istnienia i rozwoju organizacji, ukierunkowując ją na trwałość i zdolność adaptacji.
Rola controllerów w organizacji
Controllerzy projektują i biorą udział w procesie zarządczym poprzez:
- definiowanie celów i sterowanie – tak, aby każdy decydent działał w orientacji na uzgodniony cel;
- koncentrację na przyszłości – identyfikację szans, zarządzanie ryzykiem i przygotowanie scenariuszy;
- integrację celów i planów – spójne łączenie planów jednostek w całość na poziomie firmy;
- rozwój systemów controllingowych – ich utrzymanie, doskonalenie i dopasowanie do zmian otoczenia.
Szczególną rolę pełni dyrektor/kierownik controllingu – lider odpowiedzialny za skuteczne zarządzanie zespołem i zapewnienie wysokiej jakości wsparcia decyzyjnego dla kadry zarządzającej.
Controlling jako narzędzie efektywności
Celem controllingu jest stworzenie i wdrożenie systemu, który umożliwia optymalne wykorzystanie zasobów, podnosi efektywność działania i pozwala szybciej reagować na zmiany w otoczeniu.
Dzięki koncentracji na pomiarze wyników i efektywności controlling staje się kluczowym narzędziem zarządzania dla firm dążących do zrównoważonego rozwoju i sukcesu. W erze cyfrowej controlling ewoluuje ku zaawansowanym systemom informacji zarządczej, wspierając decyzje oparte na danych i rzetelnej analizie rzeczywistych procesów organizacji.
